文件函头标准格式通常包括以下几个部分:
纸张规格和翻页
公文函一般使用A4纸,横向书写。
上方内容
页眉:在每页页面的上方中间位置,用三号宋体字居中将全文或摘要的意义表述清楚。
标题:在全文页眉之下,空行一行,用时间性词语或对答中的头几字作标题,字号一般为五号宋体字,居中书写。
日期时间及次序
时间:写在标题之下,字号一般为五号宋体字,居右书写。
日期:写在时间之下,字号为小四号宋体字,居右书写。
时间和日期之间用空格隔开。
标题的横线及段
横线:要平行,用全框线,细点横线。
段:要对称编排。
抬头
写明发件人单位的名称和地址,一般在纸张的上方左侧。
日期
写明发文日期,一般在抬头下方的左侧。
称呼
写明收件人的姓名或职位。如果收件人是个人,则使用尊称,如“尊敬的先生”或“尊敬的女士”;如果收件人是一个单位或组织,则使用称谓,如“xx公司负责人”或“xx组织主任”。
正文
公文函的正文部分要清晰、简洁明了,语言正式。首先写明函件的目的和背景,然后详细阐述内容。正文结尾一般要写明相关要求或希望对方采取的行动。
结尾
常见的结尾语包括“此致敬礼”、“谢谢”和“祝好”等。
落款
包括发文单位和成文时间两部分。发文单位应写全称,成文时间应标明具体的年、月、日。
附件
如有附件,应在正文结尾处注明附件名称和件数。
其他注意事项
根据具体情况,可以根据需要加上“主题”或“标题”来明确信件的内容。
函件的页边距一般为上下2.54厘米,左右2.1厘米。
函件的行间距一般为1.5倍行高。
这些格式要求旨在确保公文函件的专业性和规范性,便于收件人快速理解和处理。